Varaustapahtuman kulku ja yleinen käytön opastus

Ajas Internet-ajanvarauksen ohjesivusto
Loikkaa: valikkoon, hakuun

Varaustapahtuman kulku

Kun olet Lisännyt järjestelmään Toimipisteet ja asettanut niille Aukiolot sekä lisännyt Työntekijät ja asettanut niiden Poissaolot, voit ottaa ajanvarausjärjestelmän käyttöön. Tarkastathan tätä ennen, että Asetukset ovat oikein.

Kun asiakas haluaa tehdä varauksen, hän siirtyy aluksi sivustonne ajanvarausosioon. Jos käytätte päivänäkymää, varaussivu näyttää tältä:

Ajan varaaminen.png

(Jos haluatte vaihtaan näkymän viikkonäkymäski klikatkaa palvelutietojen alla olevaa näppäintä "aseta viikkonäkymä"), Viikkonäkymän varaussivu näyttää tältä:

Varausnäkymä viikko.png


Aluksi asiakkaan pitää valita haluamansa toimipiste, jossa haluaa saada palvelua. Tämän jälkeen hänen pitää valita vielä työntekijä. Työntekijäksi voidaan asettaa myös "Kuka tahansa"-valinta, jolloin järjestelmä listaa kaikki mahdolliset vapaat ajat. Asiakkaan tulee lopuksi valita haluamansa palvelu, joka määrittää myös varauksen keston.

Nyt asiakas voi selata haluamansa ajan näkymästä. Päivänäkymässä hän voi tehdä varauksen klikkaamalla sanaa "Tee varaus". Viikkonäkymässä varauksen tekoon voi siirtyä klikkaamalla haluamaansa kellonaikaa.

Kun asiakas löytää sopivan kellonajan, siirrytään tietojenkeruulomakkeeseen.

Asiakas lomake.png

Asiakkaan tulee nyt syöttää lomakkeelle oikeat tiedot itsestään. Asiakkaalta vaaditaan vähintään nimi ja puhelinnumero. Näiden perusteella asiakas voidaan tunnistaa vanhaksi asiakkaaksi, joten puhelinnumeron tulee olla saman kuin asiakaskortistoon on hänestä talletettu!

Jos asiakas haluaa saada varauksestaan vahvistuksen muistutuksen sähköpostiin, hänen tulee lisäksi antaa voimassaoleva sähköpostiosoite.

Kun varaus onnistui, asiakkaalle näytetään vahvistussivu.

Varmistus.png

Vahvistaminen (ajanvarauksen hallinnassa)

Seuraavaksi varaus voidaan vahvistaa automaattisesti tai manuaalisesti riippuen siitä, miten nettivarauksen Asetukset on valittu. Jos varaukseen on vähemmän, kuin asetettu aika, varaus voidaan vahvistaa automaattisesti. Muussa tapauksessa varauksen oikeellisuus pitää tarkastaa hallinnasta ja vahvistaa vasta tämän jälkeen.

Vahvistamattomat .png

Varaukset, jotka tarvitsevat vahvistusta, mutta niitä ei ole vahvistettu, löytyvät yhtenä listana kohdasta "Vahvistamattomat"

Vahvistus.png

Varaukset saa vahvistettua kaikki kerrallaan painamalla "Valitse kaikki" ja tämän jälkeen "Vahvista".

Vahvistus varmistus.png

  • Varaus voidaan myös vahvistaa ajanvarauslomakkeen kautta.

Vahvistus5.png

Vahvistamaton varaus näkyy varausnäkymässä punaisena. Kun varausta klikataan, aukeaa ajanvarauslomake.


Vahvistus4.png

Vahvista varaus ajanvarauslomakkeesta painamalla "Vahvista"-painiketta.

Varauksen lähestyminen

Muistutus.png

Kun asiakkaan varaus lähestyy, hänelle on mahdollista lähettää muistutus mikäli hän on niin varausta tehdssään valinnut. Nettivarausten hallintapaneeliin ilmestyy mahdollisuus lähettää muistutuksia, mikäli lähetettäviä muistutuksia on odottamassa.

Lähetä.png

Ohjelma avaa ylläolevan lomakkeen. Laita ensin ruksi haluamasi varauksen ruutuun (1) ja paina lähetä (2), jolloin muistutus lähetetään valitsemallesi asiakkaalle. Kyseinen varaus poistuu muistutettavien listalta. Nyt voit sulkea lomakkeen.

Lähetettiin muistutus.png

Ohjelma ilmoittaa lähetetyistä muistutuksista.