Ajas FAQ

Ajas Internet-ajanvarauksen ohjesivusto
Loikkaa: valikkoon, hakuun

Nettivaraus FAQ

Sisällysluettelo

Ohjelman asennus, käyttöönotto, päivitykset ja yleiset tietokoneen käyttöön liittyvät kysymykset

Liitin ajanvarauksen sivuilleni. Varausjärjestelmä ei kuitenkaan tule sivuille vaan ainoastaan linkki. Ajanvaraus aukeaa lisäksi uudelle sivulle. Mikä vikana?

Teidän tulee tavalla tai toisella päästä muokkaamaan sivun html-lähdekoodia, johon tilausvahvistuksessa kerrottu koodinpätkä liitetään. Se sivu, jonka lataatte palvelimelle, pitäisi esimerkiksi avata tekstieditorissa. Jos internet-sivuston palveluntarjoajanne ei tue lähdekoodin muokkausta tai iframeja, ei ajanvarausta ole mahdollista integroida sivun sisään. Tällöin ei auta muu kuin luoda tavallinen linkki osoitteeseen http://nettivaraus.ajas.fi/?lid=OMA_ID Suosittelemme kysymään lisää neuvoja internet-sivuston palveluntarjoajaltanne.

Ohjelman toimintaan liittyvät kysymykset

Mitä jos tulee palveluntarjoajalla yhteyskatkos, niin onko teillä kuitua kahdelle eri operaattorille, eli kun/jos toinen on katki niin data alkaa kulkemaan toisesta?

Internet on redundanttinen järjestelmä, joten yhden reitin katketessa löytyy toinen reitti korvaamaan sen. Palvelimiimme on yhteys käytännössä aina. Asiakkaan omasta internet-yhteydestä aiheutuu 95 % yhteyskatkoksista, joten ne ovat todennäköisin ongelmien aiheuttaja. Oman yhteyden katkeamisen varalta on ehdottomasti varmin tapa hankkia Ajas asiakashallinta, joka sisältää käyttäjän omalla koneella rinnakkaisen tietokannan, joka synkronoituu yhteyden palauduttua.

Jos palvelin kaatuu, niin onko varapalvelinta, jonka kautta pääsee tarkastamaan varaustilanteet netistä?

Todennäköisin ongelman syy on asiakkaan oma internet-yhteys. Jos haluaa siis täydellisen luotettavan varausten toimivuuden, varmin tapa on ostaa Ajas asiakashallinta -ohjelman online-versio. Se jatkaa toimintaansa myös käyttäjän oman internet-yhteyden katketessa sekä myös mahdollisten palvelimen ruuhkan aikana. Varauksien tekemistä ja tarkastelemista voi jatkaa offline-tilassa saumattomasti. Sen jälkeen kun päästään taas palaamaan online-tilaan, ohjelma synkronoi automaattisesti tietokannat ajan tasalle. Näin katkosta ajanvaraukseen ei pääse tulemaan missään tilanteessa. Ohjelma tarjoaa lisäksi lukuisan määrän toimintoja, joilla varausten tekeminen helpottuu. Lisäksi mukana on myös asiakasrekisteri, laskutus ynnä muita ominaisuuksia.

Käytän internet-ajanvarauksessa henkilötunnuksella kirjautumista. Haluan maksimoida tietoturvan. Miten minun tulee toimia?

Ajas internet-ajanvaraus tukee myös SSL-salausta. SSL-salattu asiakassivu on osoitteessa https://nettivaraus.ajas.fi ja hallinta osoitteessa https://nettivaraus.ajas.fi/hallinta. Normaaliin internet-ajanvarauksen integrointilinkkiin riittää, kun lisää alkuosan http perään s-kirjaimen, jolloin siitä tulee https. Asiakasta on kuitenkin tällöin opastettava sivulla hyväksymään Eneroc Oy:n allekirjoittama tietoturvavarmenne ja lisäämään sen selaimen poikkeuskäytäntöihin. Tämä on täysin turvallista.

Asiakas ilmoitti, ettei ole saanut varauksestaan muistutusta vaikka oli rastittanut aikaa varatessaan muistutuskohdan. Mistä tämä voi johtua?

Yleisin syy siihen, että muistutus ei ole mennyt perille asiakkaalle, johtuu asiakkaan omista roskapostisuodattimista. Roskapostisuodattimet saattavat siirtää tällaisia automaattiviestejä usein roskapostit-laatikkoon. Vastaavissa tilanteissa suosittelemme ensimmäiseksi pyytämään asiakasta tarkastamaan, ettei muistutus ole joutunut heidän roskapostilaatikkoonsa. Toinen syy voi olla siinä, että hallintasivun käyttäjä on huomannut lähettää muistutukset vasta kun varaus on jo mennyt ohi.

Unohdin selaimeen talletetun salasanani internet-ajanvarauksen hallintasivulle

Ensisijaisesti suosittelemme etsimään unohdettua salasanaa selaimen tallennettujen salasanojen luettelosta. Ohjeet operaatiolle löytyvät seuraavilta sivuilta:

Firefox salasanojen luettelo

Explorer salasanojen luettelo

Mikäli et saa salasanoja löytymään mainittujen ohjeiden avulla, ota yhteyttä sähköpostitse Ajas asiakaspalveluun ja pyydä vaihtamaan palvelun salasana uuteen. Yhteydenottopyyntö on tehtävä samasta sähköpostiosoitteesta mille järjestelmä on rekisteröity.

Ohjelman ominaisuuksiin ja Ajas-tuotteisiin liittyvät kysymykset

Mitä järjestelmä maksaa?

Ohjehinnat löytyvät osoitteesta ajas.fi. Jos tarvitset ominaisuuksien ja hinnan suhteen räätälöityä pakettia, voit kysyä tarjousta Yhteydenotto-lomakkeella.

Onko hinnassa ilmoitetut kustannukset ainoat vai tuleeko päälle vielä jotain muita-maksuja?

Normaalisti muita maksuja ei tule. Tekstiviestipalveluiden käytön yhteydessä veloitetaan lähetetyistä tekstiviesteistä. Hinnat on ilmoitettu ajas.fi sivuston hinnastossa.

Kuulin, että internet-ajanvarauksen tekstejä ja termejä voi muokata itse. Miten tämä onnistuu?

Lähes kaikki internet-ajanvarauksen termit ja sanat ovat muokattavissa xml-muotoisesta kielitiedostosta. Mikäli olet kiinnostunut tekemään internet-ajanvarauksesta termeiltään räätälöidyn mallin, ota yhteyttä asiakaspalveluun sähköpostitse niin Eneroc Oy toimittaa oman kielitiedoston, johon voi tehdä halutut muutokset.

Onko mahdollista saada jotenkin niin että tuo "Aseta viikkonäkymä" vaihtoehto olisi poissa kokonaan sivuilta/näytöstä, ja olisi vain ja ainoastaan tuo kk-näkymä olemassa?

Pitäisi onnistua lisäämällä linkin perään: &disabloiviikko=1 Näin koko linkiksi tulee: http://nettivaraus.ajas.fi/?lid=OMA_ID&disabloiviikko=1 Lisää yleisimpiä parametreja nettivarauksen säätämiseen löytyy osoitteesta: http://nettivaraus.com/index.php5?title=Etusivu#Asiakasvarauksen_lis.C3.A4parametrit

Minua arvelluttaa, että kilpailijani käyvät varaamassa internet-ajanvaraukseen häiriövarauksia ja vie kaikki ajat asiakkailtani.

Ei hätää, nettiajanvarauksen hallintapaneelista voit helposti jättää hyväksymättä selvästi virheelliset varaukset. Lisäksi on mahdollista vaatia rekisteröityminen järjestelmään ennen kuin aikoja pääsee selailemaan.

Joskus asiakkaat tekevät viime hetken peruutuksia aikoihinsa. Pystyykö tälle tekemään mitään?

Ajanvaraus netin kautta auttaa juuri tähän asiaan. Viime hetken peruutusajat tulevat samantien näkyviin nettiin, jolloin joku kiireinen voi sen käydä varaamassa ja tulla samantien palveluun.

Vaikuttaako tekstiviestin lähetykseen, jos asiakas kirjoittaa gsm-numeronsa väliviivalla, erikseen tai yhteen?

Sen ei pitäisi vaikuttaa viestin lähtemiseen, missä muodossa asiakas kirjoittaa numeronsa. Ohjelma karsii kuitenkin numerosta pois kaikki ei-numeraaliset välimerkit ja muuttaa numeron kansainväliseen Suomen +358 formaattiin. Ulkomaalaisiin asiakkaan numeroihin viestejä ei saa lähtemään.

Asetukset ja varausnäkymä

Kun asiakas tekee varauksen, tulee teksti "Varaus vahvistetaan erikseen". Miten saan tämän toiminnon pois päältä?

Nettivarausten hallinnasta "Asiakkaiden tekemät varaukset vahvistettava erikseen" rastin pois ottamalla kaikki varaukset vahvistetaan automaattisesti ja vahvistusviesti lähtee, mikäli sähköpostiosoite on annettu. "Varaus vahvistetaan erikseen" -teksti jää tällöin myös automaattisesti pois sivulta. Yksi rasti vaan pois niin varaukset vahvistetaan automaattisesti.

En halua, että varauksia tarvitsee erikseen vahvistaa. Miten saan pois sen tekstin varauksen teon jälkeen, jossa sanotaan "Varauksenne vahvistetaan erikseen"?

Nettivarausten hallinnasta "Asiakkaiden tekemät varaukset vahvistettava erikseen" rastin pois ottamalla kaikki varaukset vahvistetaan automaattisesti ja vahvistusviesti lähtee asiakkaalle mikäli sähköpostiosoite on annettu. "Varaus vahvistetaan erikseen" -teksti jää tällöin myös automaattisesti pois teksteistä. Yksi rasti pois, niin vahvistukset hoidetaan automaattisesti.

Miten vaihdan salasanani?

Salasanan vaihto onnistuu seuraavasti:

  • Avatkaa "Käyttäjätiedot" -valikko.
  • Kirjoittakaa ensimmäiseen "Salasana" -kenttään nykyinen salasananne.
  • Kirjoittakaa molempiin "Uusi salasana" -kenttään se salasana, jonka haluatte uudeksi salasanaksenne asettaa.
  • Painakaa "Vaihda salasana"
  • Kirjautukaa ulos järjestelmästä.
  • Kirjautukaa takaisin järjestelmään uudella salasanallanne.

Työntekijäni on saanut listansa jotenkin ei-aktiiviseen tilaan. Hänen kaikki vapaat aikansa ovat nyt "ei vuorossa"-tilassa ja ruudut vaaleana niin etteivät ne ole millään tavalla varattavissa.

Kyseinen tilanne on seurannut siitä, että työntekijä on liittänyt itsensä työvuorojärjestelmään. Tämän jälkeen hän on aina "Ei vuorossa" oleva, kunnes hän asettaa itsensä työvuorossa olevaksi. Tällöin järjestelmän toimintalogiikka vaihtuu toimimaan niin päin, että tekijä on oletuksena poissa ja hänet pitää erikseen asettaa päiväkohtaisesti töihin. Pystytte korjaamaan vastaavanlaisen ongelman painamalla viikkonäkymässä "Työvuorot" ja "Poista työntekijä vuorojärjestelmästä".

Olemme valinneet ajanvarausten hallinnasta "Salli asiakkaan varata 1 kuukautta ja 0 vuorokautta eteenpäin". Kuukauden viimeisellä viikolla on nyt näkyvillä aikoja kuitenkin vain noin viikon eteenpäin. Miten korjaan tilanteen?

Asetuksissa on kohta "Salli asiakkaan varata aikoja x kuukautta ja y vuorokautta eteenpäin". Teidän asetuksissa on nyt 1 kuukausi ja 0 vuorokautta. Kuukausi-valinta toimii siten että se tarkistaa vain kuukauden numeron, minkä takia se sallii varaukset ainoastaan kuluvan kuun loppuun. Jos muutatte asetuksiin 0 kuukautta ja 30 vuorokautta, antaa järjestelmä varata tarkalleen 30 päivän verran nykyhetkestä eteenpäin.

Palvelut

Varaussivulla lukee "Uusi palvelu" pariin kertaan ja sitä ei hallintapaneelissa ole näkyvissä ja en saa sitä mitenkään pois. Miten saan sen pois?

Valitkaa palvelut-lomakkeesta ensin toimipiste, minkä jälkeen saatte näkyville nämä "turhat" palvelut. Tämän jälkeen ne pitäisi olla helppo poistaa.

Pystyykö nettivarauksessa olemaan kaksi työntekijää ja molemmilla ihan eri palvelut? Miten tämä onnistuu?

Jos haluaa molemmille eri palvelut, ne tulee asettaa työntekijäkohtaisesti. Tämä onnistuu asettamalla rastin ruutuun "Edistynyt käyttö" ja tämän jälkeen valitsemalla listalta toimipisteen ja työntekijän, jolle palvelu lisätään.

Miten vaihdan kaikilla työntekijöillä olevan palvelun koskemaan vain tiettyä tekijää?

-Valitkaa palvelulomakkeelta ensin "Edistynyt käyttö". -Tämän jälkeen valitkaa listalta palvelu -Nyt rasti kohtaan vaihda "palvelun työntekijää tai toimipistettä" -Tämän jälkeen valitkaa toimipiste ja sieltä haluttu työntekijä. -Lopuksi tallenna Nyt yksittäinen palvelu on siirretty oikealle henkilölle. Samalla tavalla voitte tehdä muille palveluille.

Hoitojen kesto on molemmilla eri, toisella työntekijällä hoitoajat vaihtelevat ja minulla ne ovat aina saman mittaisia. Miten saan laitettua itselleni eri työajat kuin toisella työntekijällä?

Tämä onnistuu hyvin yksinkertaisesti avaamalla lomakkeen "Palvelut" ja valitsemalla "Edistynyt käyttö". Tämän jälkeen valitset pudotusvalikosta oikean toimipisteen ja työntekijän ja lisäät tästä hänelle (tai esim. itsellesi) sellaiset palvelut, joissa palvelun kesto on määritetty halutuksi.

Mitä tarkoittavat "Palvelutyypit"?

Palvelutyypin avulla on mahdollista yhdistää kaksi tai useampi palvelua siten, että internet-ajanvaraus ymmärtää työntekijäkohtaisten palveluiden olevan yksi ja sama palvelu.

Esimerkiksi jos työntekijät A ja B tarjoavat palvelua hieronta ja C palvelua osteopatia, tulee hieronnan olla myös palvelutyyppi, johon kuuluvat työntekijöille A ja B asetetut palvelut. Työntekijän C osteopatia-palvelun ei tarvitse olla palvelutyyppi.

Toimipisteet

Asiakas antoi palautetta sähköpostivahvistuksesta : Hänen saamansa vahvistus menee suoraan roskaposteihin kun ei ole lähettäjän tietoja. Voiko tuohon vaikuttaa?

Sähköpostin lähettäjän tiedot saa asetettua nettivarausten hallinnasta

  • "Aukiolot"
  • "Lisää/muokkaa toimipisteitä"
  • Toimipisteen sähköpostiosoite voidaan nyt kirjoittaa kenttään 'Sähköposti'
  • "Tallenna"

Tämän jälkeen sähköpostivahvistuksen lähettäjänä pitäisi lukea se sähköpostiosoite, joka toimipisteelle on tallennettu.

Aukiolot

Minut liitettiin nettiajanvaraukseen ja nyt toimipisteen aukioloajat ovat muodostuneet ongelmaksi. Meillä molemmilla on eri työaika, enkä tiedä miten voin muuttaa aikoja siten, etten muuta toisen henkilön aikoja.

Toimipisteen aukioloaikojen tulee kattaa ne ajat, joina yrityksessä saa kokonaisuudessaan asiakaspalvelua. Varsinaisia työvuoroja voidaan asetella sitten työntekijäkohtaisesti kahdella tavalla: Varaamalla "Ei vuorossa" -toiminnon avulla tai Viikkonäkymässä "Työvuorot" painikkeen avulla.

"Ei vuorossa" -toiminnon avulla tietty työntekijä voidaan asettaa olemaan poissa töistä varaamalla poissaolevaan kohtaan normaali varaus, jonka ylälaidan painikkeista valitsee "Ei vuorossa". Näin saa peitettyä ne ajat, joihin haluaa estää varaamisen.

"Työvuorot" -toiminto on helpompi käyttää, mutta se vaatii enemmän ymmärtämystä järjestelmästä. Siihen pääsee painamalla viikkonäkymässä "Työvuorot" -painiketta. Tämän jälkeen voi viikkokohtaisesti maalata valitun työntekijän ne ajat, joina hän on vuorossa. Työvuoroihin liittäminen muuttaa kuitenkin nettivarauksen käyttäytymistä kyseisellä työntekijällä siten, että hän on oletuksena aina poissa ja hänet pitää erikseen asettaa työssä olevaksi päiväkohtaisesti tietyille ajoille. Tekijä voidaan aina poistaa yhdellä napinpainalluksella tarvittaessa työvuorojärjestelmästä, jolloin käyttäytyminen palautuu normaaliksi.






Ajas wiki-sivustolle pyrimme listaamaan tarpeellisiin kysymyksiin vastauksia tasaisin väliajoin.